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Aggiornamento privacy, cosa cambia con l'emergenza Covid 19

28 aprile 2020 In evidenza, Locations, Toscana Nord

L'adozione dei protocolli anti contagio porta importanti implicazioni sulla protezione dei dati personali.

Il 14 marzo 2020, Cgil, Cisl e Uil hanno sottoscritto con il Governo presso la Presidenza del Consiglio un protocollo di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro.

Il 18 Aprile 2020 il Presidente della Regione Toscana ha previsto, con Ordinanza n. 38 , ulteriori misure per contrastare e contenere la diffusione del virus Covid-19 da adottare OBBLIGATORIAMENTE alla riapertura delle attività commerciali, valide fino al 3 Maggio 2020 salvo proroghe.

Nel protocollo si stabilisce la possibilità di trattamento dati relativamente ai rischi Covid-19 da parte delle aziende italiane.

L’adozione del protocollo di regolamentazione ha importanti implicazioni sul fronte privacy e protezione dei dati personali. Il protocollo, infatti, definisce la possibilità negli ambienti di lavoro di:

Misurazione della temperatura corporea.

Redazione di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti con soggetti colpiti da COVID-19, nonché la assenza di febbre o sintomi simil-influenzali ( art. 1 punto 4 Ord. RT n. 38).

Il protocollo di sicurezza definisce, quindi, la possibilità di raccolta e trattamento dei dati personali relativamente a:

✔️ Stato di salute: il lavoratore deve informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere ad adeguata distanza dalle persone presenti.

✔️ Misurazione temperatura corporea: il personale, i fornitori e gli addetti alle pulizie prima di accedere al luogo di lavoro potranno essere sottoposti al controllo della temperatura corporea. Se tale temperatura risulterà superiore ai 37,5°, non sarà consentito l’accesso al luogo di lavoro. Le persone in tale condizione saranno momentaneamente isolate; non dovranno recarsi al Pronto Soccorso e/o nelle infermerie di sede, ma dovranno contattare nel più breve tempo possibile il proprio medico curante e seguire le sue indicazioni.

Secondo quanto definito dal protocollo di regolamentazione negli ambienti di lavoro, è possibile rilevare la temperatura corporea a dipendenti, fornitori, manutentori e addetti alla pulizia.

La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente (Regolamento Privacy UE 2016/679 – GDPR).

Ai fini di una maggior tutela degli interessati oggetto del rilevamento dei dati personali, si suggerisce ai titolari del trattamento di:

✔️Rilevare la temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso ai locali aziendali.

✔️Fornire l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente. Tuttavia è raccomandato avere sempre una prova dell’avvenuta consegna della informativa ai fini di tutelare l’azienda da eventuali contenziosi, ecco perché si suggerisce la forma scritta.

Definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati personali. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali “contatti stretti di un lavoratore risultato positivo al COVID-19”). È necessario assicurare modalità tali da garantire la riservatezza e la dignità del lavoratore in caso di isolamento momentaneo dovuto al superamento della soglia di temperatura. Tali garanzie devono essere assicurate anche nel caso in cui il lavoratore comunichi all’ufficio responsabile del personale di aver avuto, al di fuori del contesto aziendale, contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19 e nel caso di allontanamento del lavoratore che durante l’attività lavorativa sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria e dei suoi colleghi.

Qualora si richieda il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID-19, si ricorda di prestare attenzione alla disciplina sul trattamento dei dati personali, poiché l’acquisizione della dichiarazione costituisce un trattamento dati.

Va ridotto, per quanto possibile, l’accesso ai visitatori. Qualora fosse necessario l’ingresso di visitatori esterni (impresa di pulizie, manutenzione, ecc.), gli stessi dovranno sottostare a tutte le regole aziendali, ivi comprese quelle per l’accesso ai locali aziendali sopra descritte.

Di pari passo andrà aggiornato anche il Registro dei Trattamenti, con l’aggiunta, anche se momentanea, di questo ulteriore nuovo trattamento.

L’Ordinanza Regionale inoltre prevede, al fine di valutare le miglior azioni di prevenzione della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro, l’obbligo del datore di lavoro di assicurare la propria disponibilità a garantire spazi, quando necessari, e informazioni ai dipendenti e collaboratori dell’azienda che intendano VOLONTARIAMENTE sottoporsi allo screening sierologico, secondo le modalità definite dalle specifiche Ordinanze del Presidente della Giunta Regionale Toscana.

Se fanno parte dell’organico persone definite “fragili” perché affette da patologie pregresse o perché anziane (over 70), quindi particolarmente a rischio in questo momento, queste andranno tutelate e rassicurate sul fatto che verrà rispettata la loro privacy nello scambio di dati tra azienda e medico curante o USL competente, per permettere di trovare la migliore soluzione di continuità sul lavoro. Esonerandoli se del caso a presentarsi sul luogo di lavoro per il periodo di emergenza sanitaria oppure trovando degli spazi adeguatamente isolati dal resto dell’organico e dal pubblico.

Riepilogando, i documenti necessari per la riapertura dell’attività, per tutti i titolari che hanno anche un solo dipendente, sono:

1)     Informativa sul trattamento di ulteriori dati sanitari da fornire al dipendente;

2)     Modulo di autodichiarazione da far firmare al dipendente;

3)     Integrazione Registro dei Trattamenti;

4)     Nomina scritta della/e persona/e incaricata/e di raccogliere le informazioni relative allo stato di salute del dipendente con le relative istruzioni da seguire;

5)    Solo nel caso in cui si possa continuare a privilegiare lo “smart working”, occorrerà istruire i dipendenti sulle modalità di utilizzo degli strumenti di lavoro e sugli obblighi di riservatezza, sia nelle ipotesi in cui il lavoratore utilizzi device propri sia nel caso in cui gli stessi siano forniti dal datore;

6)  Solo nel caso in cui ci siano dipendenti anziani o affette da patologie croniche o con multimorbilità ovvero con stati di immunodepressione congenita o acquisita, quindi soggetti a “rischio” , comunicare loro attraverso avviso della necessità di avvalersi di certificato medico per gestire con particolare cautela la loro condizione, garantendo il rispetto della privacy.

Per qualsiasi informazione rivolgersi al nostro Sportello Legale,

coordinato dall'avvocato Francesca Vallesi, legale(at)confesercentitoscananord.it

 

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